会议会展需要准备哪些工作？会议筹备工作十要点

会议/会展需要准备哪些工作？

1. 邀请函，邮件和电话邀请配合使用

会议会展需要准备哪些工作？会议筹备工作十要点

会议会展需要准备哪些工作？会议筹备工作十要点

会议会展需要准备哪些工作？会议筹备工作十要点

(展会内容可以提前1-3个月在邮件签名处编写好，方便可以告知，范围的告知)

2. 名片登记本，需要表示出合影的编号或者时间

3. pad，准备和视频内容，工厂，样品间，设备，检测报告等，更直观的介绍自己

4. 给客户发送展位图和展馆平面图，标注自己展台，电梯口等位置，方便客户到达

5. 布展完毕后给客户发送展位照片，合影照片和个人展会合影照片

会议筹备工作十要点

会议筹备工作十要点

会议的筹备工作表面上看显得纷繁复杂，但实际上还是有章可循的。我结合多年的实践，谈些粗浅的做法和体会，与同行们进行交流。下面是我给大家带来的会议筹备工作的十要点，希望大家喜欢。

一确定会议名称会议名称也就是会议的题目，

如“全国卫生工作会议” “全国新型农村合作医疗试点工作会议”等。规范的会议名称一般由三部分组成：一是会议范围，二是会议内容，三是会议性质。其中会议性质包括“现场会”“启动会”“工作会”“座谈会”“研讨会”等。

二初定会议步骤会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序，是会议程序的基础。

程序是对会议各项活动，如各种仪式、讲话、会议发言、参观活动等，按照先后顺序做出安排。日程是对会议的活动逐日作出的安排，是程序的具体化。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证，一旦经过批准，切不可随意变动。

三草拟会议通知会议通知

一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点和食宿地点、与会人员、报到的日期和地点、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、个人支付的费用、主办单位、和联系电话等要素。会议通知由与会议主题相关的人员起草，这样更有利于通知的顺利起草。报请上级单位批准的会议，报送请示时，要附上会议通知的代拟稿。

四会议经费预算会议经费预算开支的项目

一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制作费、会务组和的房费、胶卷购买和冲洗费用等。如果需要邀请专家学者讲课、作报告，还要将专家的讲课费、交通费和食宿费等预算在内。

五办理会议报批重要的会议必须报请审批。

会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会议的时间及会期、地点、参加会议的人数和人员级别、会议的经费预算和准备情况等。

六下发会议通知会议通知务必经过处室审核，主管签发。

下发会议通知要专人负责，避免遗漏、错发和重发。下发会议通知应注意两点：一是会议通知下发要及时。下发过早，参会人员容易遗忘;下发太迟，与会人员收不到会议通知，即使收到通知，难于安排手头的工作，也会降低会议的出席率。二是会议通知发出后要抓反馈。涉及多个部门、内容重要的会议要随会议通知附会议回执，内容包括参加会议人员的姓名、性别、民族、职务(职称)、联系电话、到会的日期、车次和航班号以及返程的日期、车次和航班号等。会前1～2天还要再次联系，以确保与会人员能够按时参会。

七准备会议材料会议材料主要有三种：

一是会议文件，包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见的文件;

二是讲话材料，包括讲话材料、书面交流材料和会议发言材料;

三是会议主持词。在这里笔者重点谈谈如何准备会议主持词，它又叫程序稿，通过主持人在会议期间的讲话来体现会议的程序。

主持词的起草要注意三点：

一是要力求文字口语化。因为主持词仅供主持人使用，其他与会人员没有主持词的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出现晦涩难懂的古诗词，或过分华丽的辞章。

二是要注意会议程序的衔接。讲话要承前启后，简明扼要地总结前面发言人的讲话要点，顺理成章地引出下一个发言人。语言要力求简洁，避免重复和啰嗦，切忌话中套话，使人听不出头绪。

三是主持词的内容要提纲挈领，不要有论述性的话语，篇幅不宜太长，以免冲谈会议的主题。

八选择布置会场开会要借助于一定的场所。

会场条件的好坏、舒适程度的高低，对与会人员的心理会起到不可忽视的作用，直接影响到会议的效果。因此，要重视会场的选择和布置。

会场的大小要根据参会人数的多少来定，还要根据会议的需要考虑会场的设备，如会场的照明、空调、音响、录音、多媒体等设备。会场的布置是办会工作的一项重要内容，主要有：

一是会标的布置。会标应与会议的名称一致，字数要少而精，如“全国卫生工作会议”。

二是席位卡的摆放。台上摆放席位卡的原则是“左为尊，右为次”。台上就座的人数为单数，主要的居中，其他席位卡按照先左后右的顺序分别依次摆放。

三是台的摆放。一般有两种形式：其一，台高于台下的座位。适用于人数多、比较重要的会议，如报告会、工作会等，会场显得比较庄重、严肃、正规;其二，台与其他座位处于同一平面。适用于人数较少的会议，如座谈会、研讨会等，会场显得较随和，与会人员之间的关系显得平等。

四是座位的安排。安排座位一般根据会议的性质，如果是座谈会，座位摆成回字形，回字的两边和底边可以多摆放座位;如果是向检查组、检查团汇报情况的汇报会，座位摆成回字形，但是回字的顶部和两边各摆一排座位，底边可多摆放几排座位。此外还可以根据会议的气氛和会场的本身条件安排座位。

九明确人员分工会议的会务人员可分三个小组，

一是秘书组，负责会议文件、 讲话稿 等材料的起草、整理会议记录、编发会议简报和会议材料的归档等工作;二是材料组，负责会议材料袋的购买、材料的装袋和分发，以及会议的签到等工作;三是接待组，负责与会人员的食宿安排、会场布置以及的安排，如礼仪人员、和摄影人员等，此外还要做好会议经费的预决算工作。

十会前全面检查会前的全面检查是进一步落实会议准备工作的重要环节。

会前检查一般分为三个步骤，一是听取会议所有筹备人员的口头汇报;二是到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布置工作;三是针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。会前检查一般要邀请有关的亲临现场给予指导。

组织一个会议要提前做好哪些准备工作

（1）明确开会的目的

（2）确定会议形式

（3）确定与会人员名单

（4）确定会议规模

（5）设计会议议程

（6）选择开会时间

（7）布置会场

（8）会议通知

（9）座位安排

（10）准备会议资料

（11）准备会议用品

（12）考虑与会人员膳食

（13）制定会议规范

天津市盛世礼仪庆典策划，专业的会议会务服务公司，提供会场预定，会场布置，会议服务等。

会议筹备工作有哪些要点？

答：

开会前关键要点

根据会议的目的，议程，与会人员的角色分工及会务组织来准备。

一.会议的目的；1信息传达与共享 2员工的指导与培训 3员工的激励与动员 4矛盾协调与解决 5决策改进与创新 6联系构建与维持

二.会议的议程;1何时开会 2在何地开会 3具体讨论什么议题 4每项议题的商讨持续多长时间 5具体的参加者有谁

三.与会人员的角色分工;1那些必须贯彻或执行会议决策的人 2那些可以提供有价值的信息或好主意的人 3那些能够会议结果的人 4那些能够支持小组意见的高层管理者 5那些持分歧意见或者与传统意见相悖的人 6那些对决策的成功而言不可或缺的人。

四.会务组织;会务清单有助于有序并准确无误的做好组织工作。重要的事开会地点的确定，影响因素包括地理位置，气候，安全性，标识，费用，房间大小，座位质量和舒适度，会议桌以及开会设备。

开会时关键要点

一.确定会议的基本程序有助于更好地保证会议顺利开展，有效控制会议中可能出现的障碍; 1阐述会议的主题及其目的，使与会者明确对会议具有高相关性和潜在价值的信息。 2介绍与会者，使与会者之间有基本的了解 3解释会议议程，使与会者清楚讨论的规则和时间限制。 4确保每一位与会者具有平等的发言机会，展开充分的讨论 5及时处理会议的干扰（如打瞌睡等）激发与会者的兴趣和参与性 6随时控制会议进程，提醒发言时间，避免讨论偏离主题 7在每个议题讨论结束后，对意见统一和有分歧的观点加以总结或评论，引出下一个议题 8在每场会议结束后总结会议达成的共识或取得的成果。

二.合理控制会议预算;会议的预算包括下列四个方面：交通费用，会议设施费用，餐饮费用，杂费。

三.成熟的危机管理;

1预测可能碰到的危机，针对具体的危机情境制定详细的危机处理预案。 2重视沟通的作用，获取负责人的，注意与各设备和服务供应商保持密切联系，要求各供应商出现特殊情况时提前给出通知。 3了解酒店突发的应急部门及其工作程序，如酒店附近的医疗服务等。 4密切酒店人住情况。 5在会议议程中标明紧急情况的联络号码和联络人。 6在登记表中询问与会者是否具有“特殊需要”，如轮椅服务等。 7在与各供应商的合同条款中详细提出服务要求，标明特殊情况下的让步条款。

开会后关键要点

一.会议备忘录

1会议的主题是什么 2会议的时间，地点和与会者的具体信息是什么 3会议的主要发言内容是什么 4会议达成了那些共识？存在那些意见分歧 5未来有那些行动？每项行动各由谁负责？具体的时间安排如何？ 6下次会议讨论的议题可能是什么？

二.会议评估

会议评估表立足于以下因素：1会议目标的清晰度 2解决问题的系统性 3与会者的出席率 4干扰的有效处理程度 5会议形式的恰当性 6会前细节的安排 7时间安排 8不开会是否能够达成确定目标 9会议目标的实现程度

会务工作包括哪些内容

工作内容：

1、安排嘉宾签到、住宿和餐饮。

2、内勤保卫，保障会议安全及参观、考察途经地的交通安全。

3、制作会议通讯录、准备会议所需要的会议资料,会议用品、会议演讲稿等相关物品。

4、办理与会人员证件、参会期间的人身意外伤害保险等。

5、安排和检查会场及其音响设备、灯光系统、多媒体等项目，保障设备正常运行。

6、协调解决嘉宾和与会人员在会议期间提出的各种要求和问题。

会务工作

是为会议服务的各种具体事务工作。第会议预案制定。会议预案即会议筹备方案，预案制定的好坏直接影响会议的质量。会议从筹备到善后，有一系列会议秘书工作(也叫会务工作)，会务工作做得好坏，是影响会议质量和会议效果的重要因素。会务工作包括秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作。

会议准备工作有哪些？

一． 会前

1． 与会议主办方洽谈

2． 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方

3． 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

4． 确定方案，签订合同，预付定金。

二． 会中

1． 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2． 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3． 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4． 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

5． 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（）的确认。

6． 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7． 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8． 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

三． 会后

1． 结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐

2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

需要注意的原则

一、 确立明确的目标

对任何一个商业公司而言，要想让会议开得有价值，必须要有一个明确的目的。通过会议获取所需，提供给与会者相应的价值，并且能回报投资。

二、 完善信息的采集与分析

信息的收集极为重要，这其中包括了解客户的需求（细节请看流程中附录-客户需求分析单）、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。

三、 追求不断的创新

每一次会议都是对创新能力的挑战，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次会议都充满与乐趣。

四、 制定周密的

无论是甘特图还是进度表，一个周密的必须包括会议里所有的细节，另外，保证定期的可以避免一个周密的成为项目墙壁上的装饰。

五、 实施严格的现场管理

在进行现场管理时，一定要严格地对照表上的事项进行作，任何疏漏都会导致会议的失败。此外，现场负责人需要有随机应变的能力（参见14条）

六、 结束与细致的总结

成功的会议需要有创造性的规划；积极的谈判和交流的技巧；规范的作和财务管理；的包装和系统的反馈。在会议结束后总结一下你提供了多少价值？什么是你公司的投资收益？与会者明年还会参加你的会议吗？将这些汇总起来，应用于下一次的会议。

七、 争取，而不是完美

无论会议大小与否，再好的会议都不可能达到完美，重要的事情是建议、设计和修正。

八、 了解会议涉及的行业

为了提供成功的会议管理，组织者必须了解会议所涉及的行业，专业术语和行业整体趋势等方面的内容。

九、 不要为了省小钱而在大事情上糊涂

保证合作的供应商提供高品质的服务，千万不要为了省点小钱而牺牲了会议的品质，到后损失的还是你自己。

十、 记住、顾客永远是

你的听众是你的顾客，他们会付帐给你，因此他们必须要感受和接受到价值，他们必须要体会到此次会议的重要性。如果你觉得有什么事比顾客更重要，请记住：顾客永远是重要的！

十一、合理控制预算

要学会分析并合理地使用预算。额外花费的钱应该首先使与会者收益。

十二、限度地使用技术

技术能给你很多帮助，自始至终地尽可能多使用技术，使得顾客和都能很轻松地运用技术，但是，必须记住不可用技术代替人与人之间的交流。（技术的运用参看“多媒体会议包装”）

十三、清晰而明确的沟通

清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。想象你是一个与会者，不了解内部的、程序或是后备工作，如何在短的时间内了解这一切呢？

十四、成熟的危机管理

针对不可预见的问题与可能的场景危机，必须准备好解决方案，将坏的结果罗列出来，然后逐一提出解决方案。

十五、提供足够的价值

为了满足与会者的需求，一个会议项目应该能提供给听众有用的价值，无论是教育还是培训抑或是新产品发布会或经销商会议---内容是关键，充实的内容将使价值在会议中得以体现。