公司文件管理流程 公司文件管理的目的和意义

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

公司文件管理流程 公司文件管理的目的和意义

公司文件管理流程 公司文件管理的目的和意义

这些工作的划分只是相对稳定而不是的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。

档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

必要档案管理制是好的开始

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

四、档案要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准、是否复印等相关内容。

八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，要严守机密。

企业图纸和文件管理该如何做？

青岛昊晟源机械为您解答关于企业文件等管理上的一些方法。

制定企业文件及产品、物料等命名规范及编码的明细文件，让从事相关工作的人，只要看到这个资料简单的编码就可以理解，就可以了，并没有可以标准规范；然后进行统一发放；并适时组织对相关人员进行培训；以便于避免工作仅仅停留在文字上。只有落到实处才是最有用的。

1、关于图纸

根据企业产品系列，型号、规格、工序等等进行命名，如：公司缩写+系列代号+型号代号+规格代号+工序代码+。。。。。，可根据情况来进行适当的编码即可；

2、成品命名 公司缩写+系列代号+型号代号+规格代号；

3、半成品命名 系列代号+型号代号+规格代号+工序代码+工序点顺序号，或者是直接使用仓库管理软件中相应的代码编码，缺点是不太容易识别，不能直观的从命名上看懂是什么物料；

4、行政文件，可以根据内容性质不同来进行分类，按照制定部门，岗位等来按级逐一命名，如：生产部缩写+文件级别+文件类别+文件发放顺序号；

5、外购件分类命名 可参考工序代码，来进行。

基本就这样了，我是做数控冲床， 因为企业不同个， 有些东西还需要根据实际情况来进行，总之越简单明了，一看及明白就是很好的。

企业图纸和文件管理可以按照以下步骤进行：1. 建立文件归档体系：根据公司不同的业务和部门，建立文件分类目录，包括各部门的文件、合同文件、人事档案等。2. 建立文件管理规范：制定文件管理规范，包括文件标识、文件存储位置、文件命名规范等。在规范中明确每个文件的权限、保密性等级。3. 采用数字化管理方式：将纸质文件扫描，存入电脑或云端。采用“文档管理系统”或“文件柜软件”等软件，降低管理人员工作负担，提高存储和检索效率。4. 定期清理文件：企业应将过期、废弃的纸质文件、电子文件及时清理。定期归档或销毁已经达到保管期限的文件。5. 文档备份：建立完整的文档备份机制，以防止文件丢失、损坏或被攻击。6. 培训管理人员：组织相关的培训和演练，制定专业审查制度，培养管理人员对文件保密的意识。同时加强安全培训，以保证文档安全。7. 定期检查：进行定期评价，检查文件管理是否严格遵守文件管理规范。对问题及时整改和完善。

有一款图纸文件管理软件，可以管理企业图纸文件，名字好像叫云图管家，你们不妨试试，我们公司用了很多年，图纸的编码分类存储都可以，还有权限版本管理等，不错

企业既然已经由单一走向多样化，那么管理系统必须也得跟上步伐，关于文字性的东西应该有套本企业的《管理规定》，细化至部门、人。文字性的东西整理其实很简单，就是编号，编号详细了就不会乱，至于如何编号这个应该依据《管理规定》。如果公司管理不健全的话，那就依照自己的想法编号，然后自己做个编号对照表之类的，方便自己找文件。

1 1.其制度结构为：

2 总则→适用范围→收文管理→发文管理→立卷归档→销毁等。

3 备注：根据单位实际生产作业情况，找出工作逐步开展的思维逻辑进行合理的制度拟定。

公司内的纸质文档文件比较多，存在管理难，查找调用难等问题，不过现在不少企业选择借助文档管理工具来智能管理企业文档，比如云脉纸质文档管理系统。

云脉纸质文档管理系统具备的文件夹列表可以对文档进行分门别类的有序管理，的排序模式，可按照个人习惯进行排序，随心所欲全面掌控文件资源。

还具备关键字检索功能，可以让通过该功能对系统存储的文档名称，文档全文，文档备注进行检索，快速调取所需的原件扫描件、识别资料。

另外，云脉纸质文档管理系统还可跨空间、时间进行信息共享，通过文档共享功能协助企业内部各个部门建立起必要的信息通道。线上共享，实现一份资料，多方共赏，有助于提升员工的办事效率。

将文档、图纸、表单按部门、项目、产品分类，做好编码或标识，方便查找，分好类的文档文件在一个页面的目录文件夹中，完成统一归档管理，避免要查文件时到处翻找，这些也可以通过彩虹图纸管理软件完成，软件也会对文档的作进行记录，什么人、什么时间查看/修改/拷贝等等都有记录，涉及保密的文档设置好使用权限，对无关人员不见等。

权限设置

采用会博通综合文档管理系统

实现文档一体化管理

文档资料承载企业的发展记忆、经验以及成果，一般管理只停留在个人或部门层面，这些重要的文档会因为员工离职而丢失，因为时间推移而失去记忆，也会因为使用不规范而出现遗失、损坏，更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

文档一体化管理全流程

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。

档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

现如今，我们大都已经习惯了在电脑和手机上进行写作，这种写作的方式在给我们带来便捷的同时，不得不让我们面对一个问题“文档分散”，企业经营过程中各种文档散乱地待在设备各个地方，如果要寻找这些内容的将会花费大量的时间，这极大地降低了我们的工作效率。

公司的文档如何管理?选对管理工具很重要。

如何选对文档管理工具

好的文档管理工具可以帮助团队和企业，做到有效的文档管理和应用，提高员工的工作成效

文档收集的多元化：支持多种文档类型一键收集、视屏、各种文档（Word、Excel、PPT、PDF、TXT等）支持多种种类的文档收集关系到了文档共享的成本，团队和企业需要重视。

文档是否方便结构化存储：对于团队企业来说文档的存储量较大较杂需要文档管理工具能结构化的分类存储，例如多级栏目标签管理....

产品上手难简度：产品使用上越简单越好，如果需要一定的技术基础的话不方便这种文档工具在企业全面推广起来，没法做到人人皆是文档的编辑者、共享者。

产品的使用成本：使用成本的高低大大的关乎到了性价比，在文档管理产品的选择上建议大家选择试错成本低的工具。

分享是否方便搜索是否容易：分享的便利性很大程度影响到文档的流通与利用是企业文档管理工具必备的重中之重，分享不方便便无法解决信息散乱的情况。

编辑轻松多人协作：管理工具除了存储管理文档外很重要的一点是编辑内容，编辑的化就要考虑编辑器是否好用主流的富文本和Markdown的编辑方式是否都具备，团队协同这块也相当重要毕竟是企业和团队。

多重权限管理数据可备份：企业文档管理工具是企业和团队资料的汇总库，因此需要多级权限管理功能去约束不同级别成员的作权利从而保护数据安全。当然说到数据安全最重要的是数据是否被自己所掌握，类似像一些云文档平台就应提供此类的功能。

Baklib作为一款在线文档创作、托管的一体化电子出版平台，让企业和个人可以更方便、更轻松的管理及分享自己的文档，为企业与个人提供了各种文档展示的模板，让你可以将编辑的内容通过更多的形式展现出来，满足不同场景的使用需求。