谈谈办公自动化系统(办公自动化系统的优点)

浅谈办公自动化建设中的若干问题

随着科学技术的发展、信息的到来，以“工作数字化，服务网络化”为核心的新的一场技术革命正在不断向纵深方向发展。各个部门通过信息技术、网络技术的应用，建立并推广办公自动化系统，以此提高办事效率和行政质量。办公自动化系统的建设工作是一复杂的系统工程，推进办公自动化系统要循序渐进、讲究规律，还应特别注意以下几个问题。

谈谈办公自动化系统(办公自动化系统的优点)

谈谈办公自动化系统(办公自动化系统的优点)

谈谈办公自动化系统(办公自动化系统的优点)

要注意办公人员观念转变的问题。新的时代、新的形势对行政工作提出了更高的要求，同时信息系统、网络技术又给行政工作提供了前所未有的契机。办公自动化系统是信息化背景下的新鲜事物，要适应这场数字化变革，就必须首先解决转变观念的问题。只有转变观念，改变思维方式，充分利用先进的管理技术和方法，才能提高工作效率和服务水平。特别是办公自动化系统的电子公文处理，从纸质文件到电子文件，会让很多同志无所适从。办公人员应克服畏难和抵触情绪，理解纸质公文与电子公文的关系，破除对公文物理介质的习惯心理，树立网络传播的电子公文新观念，积极调整工作模式，这样才能创造性地开展工作。

要注意避免“重硬件、轻软件”的问题。办公自动化系统的硬件与软件如车之两轮、鸟之两翼，互为补充、缺一不可。但是硬件看得见、摸得着，各单位都愿意花巨资购买配置；而软件是一种无形资产，加上盗版软件的泛滥，给人一种可有可无的错觉。因此，在软硬件的资金投入和队伍建设上存在的不平衡，导致系统出现“投建－闲置－报废－重投建”的恶性循环。要解决这个问题，首先应把“软件开发”摆在办公自动化建设的突出位置，组织行政办公人员与软件技术人员深度会谈、密切配合，共同研究、规范实际工作流程，开发出对路、适用的办公自动化软件。其次，在投建程序上，由于软件开发周期长于硬件投建周期几倍，可将传统的“先硬后软”变为“先软后硬”，即先开发软件，待产品基本成熟后，再配置硬件设备，避免“硬等软”的浪费。

要注意传统办公系统与办公自动化系统的衔接。办公自动化系统源于传统办公系统，并应逐步取而代之。在推行办公自动化系统的初期甚至相当长的时期内，为保证正常的办公秩序，须将传统办公系统和办公自动化系统并行，使两种系统处于共存、互补状态。两种系统的并行，不仅不会减少行政管理的工作量，反而还要增加许多重复性劳动，软件开发者和办公人员都应对此有充分认识。现代办公手段取代传统办公手段，必须是一个长期的、渐进的过程，这是由人员结构、心理认识、传统习惯等条件所决定的。只有防止和“赶新潮”、盲目追求的思想，一步一个脚印地先抓传统办公系统规范化建设，再抓自动化流程与传统办公系统相结合，才能使办公自动化逐步扩展到办公室的各个工作领域，实现办公手段的变革。

要注意处理好建设、管理与维护的关系。对于办公自动化系统来说，建设、管理与维护三者不可或缺、相辅相承。建立起办公自动化系统不难，难的是如何使系统运转好并且发挥效用，这就需要管理和维护工作了。从某种意义上讲，管理和维护决定着办公自动化建设的时效性和生命力。办公自动化建设的目的是优化服务流程、革新工作手段，没有管理和维护工作，系统就只能是一堆毫无用处的程序代码。推进过程中必须克服“重建轻管”的思想，通过成立专门管理机构、培养专业技术队伍、建立健全管理制度等方式，将管理和维护工作落到实处，使办公自动化建设科学、长效的进行。

各单位推进办公自动化建设，是提高工作效率和行政质量、促进管理科学化和和决策信息化的重要保障。办公自动化系统的建设是一长期、连续的动态发展过程，不可能一蹴而就，也不可能临时抱佛脚。只有大胆实践，勇于创新，才能找到解决各种矛盾的途径与方法，有力地推动办公自动化系统建设管理和推广应用的步伐。

企业办公自动化系统功能详解

企业办公自动化系统功能详解

办公自动化(OA)系统的推广，是规范企业办公自动化软件，推动企业走向规范化;使企业在经营过程中不断的增收节支;在提高企业的经济效益和效益，增强企业竞争能力等方面起到了不可估量的作用。

系统主要包括收文管理、发文管理、档案管理、情况报告管理等四个主要功能模块。其作界面采取统一入口，分项设置的模式。

1、界面功能

⑴我的工作

用户在每日开机进入办公自动化子系统时，系统自动将与用户有关的事务给予列出。对于需要办理的具体事务，用户可以在该模块的待办工作下签收进行办理，也可以击点启动新任务录入相应的`信息，如对文书可以进行收文登录，对普通用户可以进行发文拟稿或情况报告拟稿。用户还可以通过查询检索用户本人经手处理的文件或权限范围内的文件，包括：收发文、情况报告等。同时，对于检索的结果可跟踪文件的办理过程，必要时可对相应步骤进行催办，对文件办理人发送催办信息。

⑵待办工作

需要当前用户办理但未签收的工作。

⑶在办工作

指正在办理但还未办毕的工作。

⑷办毕工作

显示当前用户已经办毕，而下一下接收人还未签收的工作信息。此信息主要用于文件的取退回。

⑸催办信息

对当前用户正在办理的工作进行催办，以督促相关人员抓紧办理。

⑹启动新工作

对新的工作任务的办理，如：收文登录、发文拟稿等。

⑺查询

可通过各种条件及其组合对经手过的文件进行查阅、办理和打印。

2、模块功能

⑴发文管理

该模块根据机构的不同可以设置相应的发文流程，具有方便、灵活的特点。并且在各个办理环节具有流程跟踪、痕迹保留的功能。每一个办理人员都可以对经手文稿的办理状态进行，有效利用word的修订显示功能对办理过程中的修改审核信息进行保留记录。正式文件生成后将不能再被编辑，只能被查询，打印。同时，系统还将该数据库中的文件按照文件的相关属性分类列出。作为收发总文书可以通过发文管理的系统设置以及发文号管理、发文格式进行发文相应的设置，并通过该数据库的存取控制表给设置成可以查阅全部的公文。该功能实现是由以下角色：拟稿、审稿、会签、核稿、签发、封发、传阅、归档通过组合定义完成的。

⑵收文管理

收文办理的工作流程设置同样灵活，不同机构可以任意设置本单位的流程。各个办理环节都可以文件办理情况，方便快捷查阅文件及其办理意见。文件批转具备多级机制。对于逾期未办理的文件具有催办功能。其功能实现是由以下角色：登录、拟办、运转、阅办、归档组合定义完成的。

⑶情况报告管理

用户可以通过该功能模块草拟、审核、运转、办理内部的情况报告。总文书可以通过情况报告的系统设置以及文号管理、模板管理、编号格式等功能进行情况报告的相应设置，并通过该数据库的存取控制表给设置成可以查阅相关范围的签报。

⑷档案管理

档案管理是按省公司的要求重新开发设计的功能模块，该模块采用了全新的系统设计新概念，淡化了档案类型的管理模式，强化了档案的文件归卷、档案利用的管理形式，档案利用该功能模块可以实现档案的登录、组卷、合卷、分卷、检索、统计、借阅、专题管理、打印各种检索工具、销毁等管理。同时对于单个文件也可以迅速实现归卷、查阅、属性修改等文档管理，终实现档案的电子化管理。同时，根据档案类型又分文书档案、科技档案、财会档案、实物档案、声像档案、照片档案等模块,并且可根据需要用户可自行设计档案类型、录入表单内容以及报表打印内容等。 ;

办公自动化的优势有哪些_办公自动化的作用有哪些

办公自动化（OffAutomation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。其优势有如下：

1、OA办公自动化系统规范了企业管理，提高了员工的工作效率；

通过OA办公自动化系统的工作流系统，各种文件、申请、单据的审批、签字、盖章等工作都可在网络上进行，节省了大量的宝贵时间，同时由于系统设定的工作流程是可以变更的，可以随时根据企业自身的实际情况来设计出个性化的流程，一些弹性较大的工作也可以井然有序的进行。

2、OA办公自动化系统节省了大量的企业运营成本；

OA办公自动化系统主要特色之一就是无纸化办公，无纸化办公帮助企业降低了办公耗材成本；工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间，节省了人力成本；完善的信息交流渠道可以大幅降低电话费及旅费用。

3、OA办公自动化系统消除信息孤岛、资源孤岛；

OA办公自动化系统的协同性可以消除由于企业内部各业务系统相互、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散、管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”，达到资源的有效共享。

4、OA办公自动化系统实现知识传播；

实现企业对其重要资产—知识的高效管理、积累沉淀、传播、应用，完全摆脱人员流动造成的知识的流失。

5、OA办公自动化系统打破了时间与空间的束缚；

全面支持移动办公，各级和员工能够跨越时空障碍，使用联网的平板电脑或智能手机，随时随地无缝协同、轻松办公。

6、OA办公自动化系统提供全程跟踪和管控；

全面记录业务处理的全过程，谁、何时、做过何种作，浏览和跟踪业务进展状态，根据需要进行监督和预警，落实风险管理和内部控制。

7、OA办公自动化系统提高企业竞争力、凝聚力；

员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台，从而有效的增强了企事业的凝聚力与核心竞争力。

电脑办公自动化是什么

1、电脑办公自动化是利用先进的科学技术，使办公室部分工作逐步物化于各种现代化设备中，由办公室人员与设备共同构成服务于人机信息处理系统，目的是充分利用现代技术资源与信息资源，提高生产效率、工作效率和工作质量，以取得更好的效果。

2、随着计算机技术的发展，电脑办公自动化系统从初的汉字输入、文字处理、排版编辑、查询检索单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统，通过联网将单项办公业务系统联结为一个办公系统。再通过远程网络将多个系统联结为更大范围的办公自动化系统。

3、多媒体技术是电脑办公自动化发展的又一趋势，电子商务日益成为国内外企单位的热点。所谓电子商务，是指把企业关键的商业系统，通过网络与员工、顾客、供应商及销售商直接相连，将传统的商务活动通过计算机网络加以实现。扩大办公区域。

2.请用简短的话概述出办公自动化的特点、功能、意义、任务及什么是办公自动化？

办公自动化的特点：以网络为中心，以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容和对象。

办公自动化具有的功能：包括电子邮件和数据处理。

办公自动化的意义：在行政机关工作中，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。

办公自动化的任务主要有三项：电子数据处理、信息管理和决策支持。

办公自动化是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式。

扩展资料

办公自动化一般由计算机电脑、电话机、传真机、PC、文字处理机、声像存储等各类终端设备以及相应的软件组成。其内容包括语音、数据、图像、文字信息等的一体化处理。

办公自动化系统的硬件组成模式一般与系统要求、企业规模和组织结构以及地域分布密切相关，有以下几种基本模式：

1、单机系统模式

单机系统模式适用于小型单位的OA系统，一般配置1台PC来进行一些辅助办公和管理，随着硬件价格下降和OA系统的推广使用，这种模式已被微机局域网模式所代替。

2、微机局域网系统模式

微机局域网是一种中等耦合程度的多机系统，它具有的分布式处理和客户/运算环境的特性，代表着当前先进的系统构成模式和发展方向。

3、系统集成模式

对于一些大型企业或智能建筑中专用楼来说，其OA系统地理位置分散，自动化程度要求高，信息处理要求速度快、容量大。