关于完善局系统工作机制办文、办事、办会工作程序和规范 为进一步完善局系统工作机制，严格工作程序，转变工作作风，提高工作效率和服务水平，促进各项工作规范化、制度化运行，确保政令畅通和机关工作高效、协调运转，根据中省市相关规定，结合我局实际，现就进一步规范局机关办文、办事、办会工作程序通知如下：

机关会务工作制度 机关会务工作总结机关会务工作制度 机关会务工作总结


机关会务工作制度 机关会务工作总结


机关会务工作制度 机关会务工作总结


一、办文程序和规范

(一)收文办理程序和规范

1、签收、登记、拟办。局机关公文处理一律由局秘书科统一负责。凡上级来文，属“三密”文件的，按保密规定办理;属平件的，由秘书科专职人员拆封、登记(登记内容包括来文单位、来文时间、原文件号、文件标题、来文份数、分送范围、初送拟办人)、编收文流水号，当日送秘书科科长提出拟办意见。

2、分办、传阅。秘书科科长签署拟办意见后，由专职文秘人员呈送局有关阅批。

3、承办。按照局的阅批意见，秘书科文秘人员及时送交相关科室承办落实,需直属单位办理的文件，由秘书科负责将局的批办意见一个工作日内转送承办单位办理。

4、催办、查办。公文处理需要批复、答复、报告结果的请示、督办件等，原则上一周内(特殊情况除外)办结。在公文承办过程中，监察室协助秘书科负责催办、查办工作，直至办结。对回复结果的函件，由承办科室及时向局有关报告，按时限要求反馈办理情况。文件办结后，承办科室要及时消号并将完整的往来办理件送还秘书科归档。

5、立卷、归档。公文办结后，由秘书科专职人员将办理过程中批示、会商及落实等能反映公文办理全过程的原始件妥善收集、保管整理，按文书归档标准要求立卷、归档。

6、来文办理的其他要求

(1)对于上级来文，由秘书科科长提出拟办意见，文秘人员分别将文件装入“批办件”文件夹、“批阅件”文件夹，涉密文件由秘书科专职人员分别装入文件夹，及时呈送阅批。

(2)传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。

(3)除分办人标注“另送”者外，一般应按顺序传递。如遇外出，可超顺序传递，回来后补签相关手续。

(4)紧急公文应随到随办，并视紧急程度，不得耽搁，如遇外出等特殊情况应由秘书科专职人员在时间报告秘书科科长，再由秘书科科长电话联系有关，并按指示督办落实。

(5)经局阅批，并有明确办理意见的办理件，归口有关单位、科室处理后，应及时将办结的公文送交秘书科文件专管人员，其他传阅件按照规定要求传阅完后由秘书科专职人员统一保管。

(6)对未经秘书科签收、登记的上级来文，原则上局、秘书科科长一般不签署阅批、拟办意见。因特殊原因局已签署意见的，秘书科应及时补办签收、登记办理手续。

(7)对直属各单位、局机关各科室报送的上行文件，一律由秘书科采取归口办理制度。凡需向市委、市或市委办市办报送的报告、请示等公文，应先送交局秘书科登记，由秘书科分呈局阅示、报送签发，不得将文件资料直接报市级个人(市上有特殊要求的除外)，如遇特殊情况已直送市委、市并有市批示的公文，应及时将情况报告局主要，并告知局秘书科科长。

(8)对下列情况的公文秘书科不予受理，并由秘书科及时负责退回报送单位。退文时，秘书科要填写“退文单”并陈述理由，经秘书科长把关签字。不予受理的文件是：①公文内容与现行法律、法规及和的方针政策不符的;②多头主送、越级上报的;③属于本部门、局直属单位和局机关科室职权范围可办理的;④需与相关部门(单位)协调而未经协调的;⑤反映问题模糊、请示的内容含混不清、行文不规范、文面不清、报文程序不符合要求的。⑥项目经费未列入、会议决议或批示的。⑦签署合同协议未经签字、乙方未签字盖章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文经相关基层单位和科室修改、完善后秘书科再予以办理。

(二)发文办理程序和规范

严格按照以局名义“起草—审核—报批—再核—签发—印制—报送—存档”的顺序，履行必要程序，规范办文流程。起草单位代拟文稿一律先送分管，再送局秘书科校订，一般不得直接送局主要同志阅批。

1.起草。公文主办科室(单位)根据工作需要或要求，确定公文种类，完成公文初稿。

2.审核。公文初稿由主办科室(单位)负责人审核同意后，报秘书科校核，公文内容由经办单位、科室负责校核;体例格式、主题词标引和文字表述由秘书科负责进一步规范;公文发送范围、等级、密级由经办单位提出，秘书科校核。校核时如发现不符合办文程序，内容有不妥之处的文件，应及时向拟稿单位、科室提出修改或处理意见。

3.报批。确需行文的，由公文主办科室(单位)根据秘书科意见进行修改完善，由专职管理人员登记填写发文审批单，依次呈报审核。

4.再核。公文主办科室根据意见需要做较大修改的，由公文主办科室先作修改完善，再将修改后的文稿、电子文本以及批示的文稿一并报秘书科再进行校核。凡属规范性文件，必须事先与市沟通。

5.签发。主办科室(单位)将样稿及修改审核的文件报送局秘书科，由秘书科报送有关复核后，由签发。

6.印制。公文的印制由秘书科负责监督，实行“谁呈报，谁印制”的原则。需要以局名义印发的公文，经过办文程序批准印发的，由呈报单位或科室承担印制任务。印制文件要严格按照秘书科提供的印制标准、份数进行，印制清样后要交秘书科审核，审核合格的由呈报科室付印。

7.盖章。以局名义发送的公文，一律加盖局印章，并经、委同意签发。秘书科印章管理人员要对印制的公文与文稿检查校对无异后方可用印。

8.分发。按照批示意见，根据公文要求发纸介文件或电子文件。电子文件由局政务信息专管员负责制作、发布;纸介文件由公文主办部门(单位)按规定渠道和发放范围分发报送。

9.归档。凡以局名义产生的文件(含资料、讲话、工作报告、专项汇报等)都一律归档。各基层单位和机关各科室代局拟的文件连同底稿、附件等一律交秘书科负责存档，存档内容为：(1)批示原件;(2)文件签发单;(3)纸质公文2份;(4)word格式电子文本。

(三)注意事项

1.局属各单位、局机关各科室因工作需要或指示、会议决议等行文，要严格按照《政机关公文处理工作条例》规定执行。局受理请示、报告类公文范围一般为：局直属各基层单位、科室、有关部门单位。越级报送或与本部门职能无关的，一般不予受理(局机关各科室不直接向本级行文，需请示报告事项，直接反馈面对面请示报告)。所有报送市委、市的公文，均应经局秘书科按公文处理程序办理，局直属各单位不能向市委、市直接报文或报告工作。

2.文种使用。请示必须一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式。报告不得夹带请示事项，送阅件只作阅知处理。

3.公文撰写。请示、报告要文字精炼、表达清楚，实事求是。需要市或局答复的，要提出初步意见和建议。请示件的附注中一定要留有的姓名、办公电话和手机号码，以便联系，协调解决。

凡邀请市出席的会议、活动的请示，要说明会议、活动的基本情况，并附有活动议程方案，且由专人负责联络协调。

4.行文格式。凡是上报市委(办)、(办)和局或需经市常务会议研究的材料要统一格式，一律用A4纸张打印，原则上以正式文件形式印制，公文要素齐全，表述准确，不得出现格式方面的错误。

5.协调会签。在职权范围内可以解决的不得行文请示;请示、报告事项涉及其它部门时，应当协商一致后会签上报，经协商意见仍不一致的，主办科室要将各方面意见一并报告分管和，由局审定，不能自作主张。

(四)从严控制发文数量，提高办文效率。

对法律、法规和规章已有明确规定的，一律不再发文;通过简报、便函、传真或电话、面商可以解决的，原则上不正式发文。

一般公文的拟稿，24小时内完成;重要公文的拟稿，3天之内完成，特殊情况按要求时限内完成。为了减少报送公文的人力、物力等资源浪费，降低成本，提高效率，能够通过城建网或内网传输的公文实行电子公文网上传输，不再印发纸质文件。凡上级要求提供数据信息的非正式材料，原则上以电子版或纸质形式传送，一般不挂文头、文号。

二、办事程序和规范

(一)局按照分工负责制履行职责，有职有权，职责分明，各负其责，勇于负责。局班子成员对分管工作中的重要情况或重大事项要按照有关规定及时向报告，并提出解决问题的方案和建议。局机关科室和单位实行分级管理，一级对一级负责。各单位各科室需市协调解决的问题，应报请局分管，经局分管审定，并报同意后再向市分管专题请示汇报;特别重大事项由局主要向市主要请示汇报。原则上不得越级汇报。

(二)向市上汇报工作要采取“预约制”。各科室及各单位需向市当面请示、汇报工作的，除报经局分管、主要同意或安排指派、市直接点名约见外，应先与市办公室取得联系，并告知具体事由，共同提出拟办意见，由市办公室与市约定地点及时间后，方可见面。各单位、各科室一般不得直接向市报告工作。

(三)市迎接上级的综合性、全局性的检查活动，由市办公室承办，我局协办的，局相关单位和科室要积极协助、配合。以局名义组织的各项具体活动，由各业务科室(单位)牵头负责拟定活动组织实施方案，经分管和主要同意后，按方案组织实施，并按方案分工，各负其责落实好相关文字材料、活动现场、会务组织、食宿保障等各环节的工作，局秘书科负责协调、督办落实。

(四)实行会议决议落实督办制。各单位、各科室必须坚决贯彻市委、市和局的决议、决定，对于市上和局的重要重大会议精神要立即转达和贯彻落实，凡是决议的事项必须无条件执行，并及时报送涉及本单位、本科室承担工作任务或落实会议精神情况的反馈信息。对于市和局里的工作部署及重大决策，局秘书科和监察室要积极认真负责地督办落实，按时发送督办单、通报落实情况。局定期对局、直属单位负责人、机关科室负责人参会情况予以通报。

(五)对于来机关办理具体事务的职工群众，各科室要积极接待、文明办公，能立即解决的必须立即解决，一时解决不了的要认真耐心解释，尽量让群众满意而归。凡没有正当理由拖延办理、贻误时机、伤害群众感情、造成一定影响的，要追究科室负责同志和经办人的。对群众来信来访，做到件件有着落。

(六)凡需以局名义出具证明、介绍信、通行证的，一律要有所在科室或单位出具的证明、介绍信，并经局主要同意，由秘书科酌情给予办理。

(七)凡需外出考察学习，无论是局、直属单位、机关科室，都必须提前报告，经过严格审批。事前要上报考察学习方案，方案包括：考察的目的、人数、时间、地点、线路、经费及交通工具等内容，经局主要审批后方可成行。外出前必须到局秘书科登记备案，同时要将配备的公车和司机移交秘书科车管干部管理。事中要及时报告考察学习的情况，事后向局写出书面考察报告。

(八)局要按照分工和工作需要，积极参加市上或市直部门组织召开的会议，会后要及时汇报、传达、落实会议精神。凡指定局班子成员或科室负责人参加的紧急会议，参加会议的局或科室负责人必须按时参加，会后要及时传达汇报会议精神，并督促会议精神落实到位。

三、办会程序和规范

(一)会议类别

局实行行政工作例会、局班子成员碰头会、局委会和局专题会议制度，并视情况召开全局性工作会议，动员部署工作。

为便于组织和管理，将局召开的会议按会议内容、出席人员分为三类。

1、一类会议：①局委会，不定时召开，由委主持，主要研究讨论“三重一大”等重要重大工作事项，作出全局性的重要决议，局委成员参加，必要时召开扩大会，或相关人员列席参加;②局班子成员碰头会，每半月召开一次，由主持，主要研究分析部署综合性、阶段性重要工作，协调安排布置重要工作任务，主要是局班子成员参加，必要时按会议要求通知相关单位、科室负责人参加;③局行政工作例会，每半月召开一次，由或委托的副主持，主要是听取 工作汇报 ，协调安排讲评半月工作，安排部署阶段性突击性重点工作，主要是局班子成员、局机关各科室、直属各单位主要负责人参加，必要时通知相关人员参加。

2、二类会议：局大型综合性全局性会议，根据工作需要召开，、委出席，局分管主持，局班子成员、局系统副科以上干部或员代表、职工代表参加，主要是动员部署、总结表彰某一方面的重要工作。由局秘书科组织实施，会前拟定方案。

3、三类会议：专题工作会议，主要是研究讨论、分析、总结、协调解决城市建设维护管理等具体工作和问题。局机关各科室召集的专业会议，由各科室自行组织。以局名义、局指定或局有关会议决定要召开的专题会，由局分管主持，相关科室负责人参加并组织实施，需出席的要事前及时请示报告，需要直属单位有关科室或市直有关部门等参加的，要及时通知，会后要及时将情况由主持会议人员向汇报。

局委主持的委会和主持的班子碰头会和行政工作例会，原则上会议地点设在局一楼会议室。二类和三类会议地点根据情况由局秘书科或有关科室协调安排通知。局班子成员碰头会和局行政工作例会，逢周一交叉召开，时间固定在周一早8：45，会议时间、地点有变化时另行通知。

(二)各类会议的审批

一类会议的审批：①召开局委会由委提议，与局委委员事前通气后召开;②召开局班子碰头会和行政工作例会由批准和主持，原则上单周召开班子碰头会，半月召开一次局行政工作例会，因故外出时由委托人主持。

二类会议的审批：由、各分管、秘书科根据工作需要提议，由秘书科拟定会议方案，经审批。

三类会议的审批：由局各分管或科室负责人提议，会议主办科室填报《会议呈报单》，交秘书科根据申请和局总体工作安排，提出会议安排的初步意见，并经分管审核后，报局主要审批，局秘书科备案。

(三)会务工作组织程序和职责分工

1、一类会议即局委会议、局班子碰头会议、局行政工作例会统一由局秘书科负责会务筹办工作，秘书科会前收集征求协调局成员议题和意见，经审定后，列出会议议题，上会研究解决。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制、分发、会议记录由秘书科指定专人分工负责落实。

2、二类会议即大型综合性、全局性会议的会务工作依照有关规定要求以及市和局主要的指示，在局分管的指导下，专门成立的会务组织机构具体负责组织实施，有关科室予以协助。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制及会议材料分发由秘书科负责;会场卫生、服务工作、盆景花卉摆放、音响调试等由会务场地保障组负责。

3、三类会议即局专题工作会议的会务工作由主办科室负责，按程序办理，并负责会务承办，包括文字材料、会议通知、会场布置、签到、会务服务、会后会议纪要的起草下发等，局秘书科协助。

(四)其他需要明确的问题

1、会议议题

凡局以正式文件报市的请示、报告，局主要直接提议或局直接报送的汇报材料，需要提交市常务会议研究的，秘书科按规定程序运作，由议题相关科室提供相应数量的书面材料及电子版报秘书科收集，待有关审批汇总后，按工作规则办理。需要局一定会议研究解决的会议议题必须由相关科室研究讨论并报局分管审核后方可送达秘书科，如内容涉及其他相关部门，必须事先征求相关部门意见，如有异议应将不同意见注明，原则上不临时动议。

2、电视电话会议

上级召开的大型电视电话会议，综合性的电视电话会议由秘书科根据市上通知要求，负责联系安排落实与会人员;专业性电视电话会议由对口分管科室联系安排落实与会人员。参加会议人员要积极主动参加会议，并负责及时传达贯彻好会议精神。

3、各类会议纪要

局委会议、局行政工作例会及综合性的会议纪要由、委签发，秘书科负责起草印制、分发。专题会议纪要一般由主持会议的局审核签发，重要性专题会议，在印发纪要前，对议定的事项须报经局主要审定;具体承办科室负责专题会议纪要的撰写、拟稿、起草，秘书科负责编号、分发。

(五)控制会议数量和规模

大力精简会议。坚持务实、节俭、高效的原则，提倡少开会、开短会。可开可不开的会议，坚决不开;可归口召开的会议，合并召开;可由各业务科室或单位联合召开的会议，不以局名义召开。实行会议管理，从严控制以局名义召开的会议，严格执行会议审批制度。未列入的会议，一般不得召开，确需召开的，须报请局主要批准。已经发文部署的工作，一般不再召开会议部署。除局召开的全局性综合性重要会议外，不安排局主要出席会议;专题工作会议，只安排局主管出席，其他一般不陪会。各直属单位召开的一般性工作会议，局不出席。

(六)严肃会议纪律

为确保会议效果，严肃会议纪律，参加会议人员要做到“准”：①不准接打电话，手机必须关闭或调至震动状态;②不准交头接耳;③不准随便走动;④不准迟到早退;⑤不准随意更换参会人员，确因故不能参加的，调换参会人员需提前请示并经局主要或分管批准后方可换人，会议签到必须填写实际参会人员的姓名。

严格会议请制度。非上级会议、公务外出，一般不得请。因故、因病等原因不能出席会议的，应提前向局主要或局分管请，准后方可不参加会议，并告知会议筹备人。未经批准缺席的，缺席者于会后一天内应向会议召集人书面说明情况，作出检查。

以上局机关办文、办事、办会工作程序和规范，请各单位、各科室，特别是局系统各级认真执行。

本通知规范事项各单位可参照执行，执行运行情况请及时报局，以便进一步修改完善。

1、会议预案制定：会议预案即会议筹备方案，预案制定的好坏直接影响会议的质量。会议预案包括：会名、会期、会场、与会者的资格(选举、指定、特邀、列席)与名单、证、筹备处内部的职责分工及的调配、会场布置、会议议程，如有选举、发奖、摄影、录像等项，也应列入预案。

2、准备会议文件：会议审议的文件材料的拟议、起草、审阅、印制、分发(会前分发或会上分发)。

3、会议通知：会议通知的拟议与分发必须及时。重要会议在发出通知后还要跟踪落实，以了解对方能否如期出席会议。

4、会前检查：这包括对预案执行情况的汇报检查和现场检查的两种方式。汇报检查主要由筹备工作负责人向会议主持人或主要汇报全面的准备情况及存在的问题，重点是会议文件材料。现场检查重点在于会场的布置和安全保卫工作。

5、会议进行时的具体服务：包括会间制度，如签到制度、候会制度、会议的记录、简报的编写与印发等。大型的现场指挥和特殊情况下的应急措施等不仅要在预案中作为专项列出，还要确定好指挥人员及其指挥标志。

6、会议结束时的会务工作：包括对会议内容的总结，会议纪要的撰写与分发，会议或举行发布会、记者招待会等，会务工作总结。此外如代表离会、财务结算、物资清退等各项善后工作。

条 委会议室是镇委举行会议的场所，为加强管理，特制定本规定。

第二条 会议室使用细则

（一）会议室由镇委办公室负责管理。

（二）会议室只限镇委及相关职能部门使用，外单位借用会议室须办公室主任批准，并到办公室办理借用手续。各部门无权将会议室借给外单位使用。

（三）各部门使用会议室须经办公室同意后，办理相关手续，领取会议室钥匙。

（四）使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。用后应及时清洗水杯和烟灰缸，打扫卫生，检查安全，锁好门、关好窗，将钥匙交还办公室。

（五）任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。

（六）会议室内的卫生每周至少要清洁一次，遇有会议时，要一次一清洁。

（七）每次会议之前，管理人员应进行电源检查、配备饮用水、水果（必要时）等工作。

（八）会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护（含花木等）做到会散、人走、电源关、门上锁。

（九）与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿，不许将室内物品移做他用。

第三条 本规定由行政部制定，经审批后自颁布之日起执行。

会议管理暂行规定

一、会议分类

召开、承办的会议分为四类：

一类会议：召开，承办的，沿海省、自治区、直辖市、单列市主管海洋工作的负责同志参加的全国性工作会议。

二类会议：召开，沿海省、自治区、直辖市、单列市海洋厅（局）和所属单位负责同志参加的综合性工作会议。

三类会议：或机关各部门召开，沿海省、自治区、直辖市、单列市海洋厅（局）及局所属单位有关人员参加的工作会议。

四类会议：各种专项业务会议。二、召开会议的原则

（一）对于没有明确主题，不解决实际问题，可开可不开的会议原则上一律不开；能合并的会必须合并召开；能利用发文或电话等办到的事，不得召开会议。切实做到精简会议。

（二）召开会议要本着务实、节俭、高效的原则，提倡就地开会。严格控制会议规模、会期和参加会议的人数。一、二类会议的代表应控制在180人以内，控制在代表人数的20％以内；三类会议的代表应控制在100人以内，控制在代表人数的15％以内。会期一般为，一、二类会议不超过4天，三、四类会议不超过3天。

（三）要严格控制各种类型的纪念会、表彰会等。

（四）严格执行有关财务规定，控制会议经费开支，会议经费包干使用。三、会议的审批

（一）一类会议由局组会或局务会决定，经国土资源部报审批；二类会议由局务会审定，经国土资源部报办公厅审批；三类会议由局务会议审批；四类会议由机关各司（室）报分管副审批。

（二）机关各司（室）于每年10月底前将下一年度会议以报表形式（包括会议名称、主办单位、地点、人数、代表构成、时间、会期、会议类别、经费及召开会议的理由、拟解决的问题等）报办公室汇总。

（三）办公室在综合各司室会议的基础上，提出我局年度会议，并按规定程序报批。局年度会议确定后发至各部门执行。

（四）在局年度会议以外，因特殊情况确需召开的会议，采取单独申报的方式，经办公室会签后报局务会或分管局审批。四、会议承办

（一）一类会议和二类会议中的综合性工作会议由办公室会同有关部门承办；二类会议中专业性工作会议和三、四类会议由申报司室承办。

（二）加强会议文件的管理。尽量精减会议文件，注重文件质量，除有议定的重要事项需请有关单位执行外，一般不印发会议纪要。

（三）办公室秘书处负责会议的协调工作。司（室）召开的各种会议通知须送局值班室备查。

（四）会议从批准到召开的材料原件，必须按要求立卷归档。

（五）切实做好各种会议的保卫、保密工作。五、同志会务活动

（一）局召开的全国性会议，确需、同志出席讲话、题词、接见、合影等，由局办公室归口向办公厅、办公厅请示。

（二）除重要工作会议外，局一般不到会讲话。确需局参加会议并到会讲话的，需提前一周报办公室秘书处，并附讲话提纲，以便统一安排。六、端正会风、节约开支

会议应尽量在局系统内部的招待所、礼堂召开。凡属系统内部会议不在高级豪华宾馆、饭店举行。会议期间或会议结束后，不准用公款组织游览活动，不准发放礼品、纪念品，不准向企事业单位摊派会议费。七、本规定自发布之日起生效。原有规定即行作废。

会议管理制度

（一） 总则

条 为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。

（二） 会议分类及组织

第二条 公司会议。归纳为四类：

1、公司级会议：主要包括公司董事（扩大）会、公司副会、全公司干部会、全公司班组长会、全公司职工大会、全公司技术人员会以及各种。应分别报请公司办公室批准后，由各办事部门分别负责组织召开。

2、专业会议：系全公司性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管副批准，主管业务部门负责组织。

3、系统和部门工作会：各部门、车间召开的工作会（如部门办公会、车间员工会等），由各部门、车间负责人决定召开并负责组织。

4、班组会议：由各分部、中心或班组负责人决定并主持召开。

第三条 上级或外单位在本公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会、联营洽谈会，用户座谈会等）一律由办公室受理安排，有关业务部门协作做好会务工作。

（三） 会议安排

第四条 例会的安排。

为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：

1、行政技术会议：

（1）办公会：研究、部署生产、营销、行政工作，讨论决定全公司的重大问题。

（2）副办公会：总结评价当月生产、行政工作情况，安排布置下月工作任务。

（3）班组长以上干部大会（或全公司职工大会）：总结上季（半年、全年）工作情况、部署本委（半年、新年）工作任务，表彰奖励先进集体、个人。

（4）经营活动分析会：汇报、分析公司执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露问题，提出改进措施，提高公司经济效益。

（5）质量分析会：汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量（问题）、研究决定质量改进措施。

（6）安全工作会（含治安、消防工作）：汇报、总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理，检查分析隐患，研究确定安全防范措施。

（7）技术工作会（含生产技术准备会）：汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作完成情况，布置下月技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。

（8）生产调度会：调度、平衡生产进度，研究解决各部门、车间不能自行解决的重大问题。

（9）部门、车间办公会：检查、总结、布置工作。

（10）分部、中心、班组会：检查、总结、布置工作。

（11）班组班前会：对前一天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。

2．各类：

（1）职工；

（2）工会会员；

3．管理会议：

（1）公司董事会；

（2）公司管理委员会；

（3）联席会；

（4）生产管理委员会；

（5）生活委员会。

4．科技成果发布会：

（1）QC成果发布会；

（2）科技成果发布会；

（3）信息发布会。

第五条 其他会议的安排

凡涉及多个部门、车间负责人参加的各种会议，均须于会议召开前由召集单位经部门或分管副批准后，报公司办公室汇总，并由办公室统一安排，方可召开。

第六条 办公室每周五应将全公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议并印发到副和各部门、车间及有关。

第七条 凡办公室已列入会议的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请办公室调整会议。未经办公室同意，任何人不得随意打乱正常会议。

第八条 对于准备不充分或重复性或无多大作用的会议，办公室有权拒绝安排。

第九条 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，办公室有权安排合并召开。

第十条 各部门会期必须服从全厂统一安排，各部门小会不应安排在全公司例会同期召开，（与会人员不发生时间冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。

（四） 会议的准备与记录

第十一条 所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报、总结提纲、发言要点、工作草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、通知与会人等）。

第十二条 会议召集人员应做好会议记录，并及时归档。

第十三条 本公司所有与会人员必须自备工作记录本，做好会议记录，回到个部门、车间后落实会议内容，必要时将落实情况记录在案，并及时上报。

（五） 附则

第十四条 本制度由有限公司负责解释。

第十五条 本制度自年月日起实施。

以上资料仅供参考，希望对您有所帮助！

会议管理制度

会议管理制度

一、会议组织

（一）酒店级会议：酒店员工大会、酒店业务人员会以及各种，应报请办公室批准后，由各部门分别负责组织召开。

（二）专业会议：即全酒店性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、安全工作会等），由分管副批准，主管业务部门负责组织。

（三）部门工作会：酒店各部门召开的工作会，由各部门主管决定召开并负责组织。

（四）班组（小组）会：由各班组长决定并主持召开。

（五）外单位在我酒店召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或业务会（如联营洽谈会等），一律由办公室受理安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。

二、会议安排

（一）例会的安排

为避免会议过多或重复，酒店正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下：

1、技术会议

（1）办公会

研究、部署行政工作，讨论决定酒店行政工作重大问题。

（2）行政事务会

总结评价当月经营工作情况，安排布置下月工作任务。

（3）班组长以上经营管理大会（或酒店员工大会）

总结上期（半年、全年）工作情况、部署本期（半年、新年）工作任务。

（4）经营活动分析会

汇报、分析酒店执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出失误，提出改进措施，不断提高酒店经济效益。

（5）安全工作会（含治安、消防工作）汇报总结前期安全生产、治安、消防工作情况，分析处理，检查分析隐患，研究确定安全防范措施。

（6）部门事务会

检查、总结、布置工作。

（7）班组会

检查、总结、布置工作。

（二）其他会议的安排

凡涉及多个部门主管参加的各种会议，均须于会议召开前10天经分管副批准后，由办公室统一安排，方可召开。

1、办公室每周六应将酒店例会和各种临时会议，统一平衡并编制会议，分发到酒店主要管理人员及有关。

2、凡办公室已列入会议的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请办公室调整会议。未经办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议。

3、对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，办公室有权拒绝安排。

4、对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，办公室有权安排合并召开。

5、各部门会议的会期必须服从酒店统一安排，各部门小会不应与酒店例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。

三、会议的准备

（一）会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作草案，决议决定草案，落实会场，安排好座位，备好茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会者等）。

（二）参加酒店办公例会的人员无特殊原因不能请，如请需经批准。

（三）有以下原因。副以上的高层管理人员可提议临时或提前召开酒店办公例会：

1、有重要事项需提交酒店办公例会讨论决定；

2、各部门重要业务管理人员的录用及辞退。

（四）《会议纪要》属酒店内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。

（五）与会人员应知无不言、集思广义，一经会议决定之事，应按期完成。

（六）与会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动，不得使用手机。

会议管理规定

一、酒店会议主要由办公例会、日常工作会议组成。

二、例会中的会议通常情况下每月至少召开一次，就一定时期工作事项做出研究和决策。会议由酒店主持、参加人为酒店、副、各部门等。0

三、酒店办公例会是为贯彻落实做出的决议、决定召开的会议。会议由主持，参加人员为各部门负责人及有关人员。

四、酒店办公例会由酒店办公室组织。办公室应于会前3天将会议的主要内容书面通知与会的全体人员，并在会后14小时内整理、发布《会议纪要》。

（一）会议纪要的形成与签发：

1、酒店办公例会会议纪要、决议，由办公室整理成文；

2、办公室根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作；

3、会议纪要和决议形成后，由与会的酒店成员签字确认；

4、会议纪要发放前应填写《会议纪要发放审批单》，审批单内容包括纪要编号、发放范围、主管（或主持会议的）审批意见；

5、会议纪要应有发文号，发放时应填写《文件签收记录表》，并由接收人签收；

6、会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。

（二）会议纪要作为酒店的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议的全体人员，以便对照核查落实。

五、日常工作会议由会议召集者填写《会议申请单》，经主管副批准方可召开，会议通知由办公室根据申请部门的要求发出。如会议需要撰写会议纪要，由会议召集部门撰写完毕后报有关人员及办公室。

高层例会制度

一、所有部门必须提前五分钟到达会场并落座，因特殊原因不能参加的要提前向办公室请；

二、与会人员要做会议记录，酒店办公室要派文员作会议记录以存档备查或按要求编发会议纪要；

三、办公室主任站立在会场门口，等候的到来，当到达时，全体部门起立，向行注目礼；

四、落座或示意后，其他与会人员方可落座；

五、由办公室主任宣布例会开始，并说明未参加会议人员的原因；

六、与会期间，所有人员必须保持正常坐姿，双目注视方向，各部门按顺时针方向逐一限时通报本部门情况；

七、汇报时应规范语言“部门汇报”，内容为前一天部门工作情况、存在问题、建议等，汇报完毕请指示；

八、做指示时，相应的部门应做好记录，并说“谢谢”；

九、由宣布例会结束，全体人员起立，与会其他人员行注目礼；

十、走出会场后，各部门方可离开会场；

十一、会后有关部室要严格按照会议决议抓好所定事项的落实，办公室负责督办催办。

每周例会制度

一、部门干部例会每周举行一次,由主持,副及各部门级人员参加;

二、会议主要内容为：

（一）传达主管上级的有关文件、酒店董事会、办公室精神；

（二）各部门汇报一周工作情况，以及需提请或其他部门需协调解决的问题；

（三）由对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置和安排；

（四）其他需要解决的问题。

三、例会参加者在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见，但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行；

四、严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。

员工大会制度

一、为不断提高员工的整体素质，增强全员的主人翁意识，树立全局观念，特制定本制度；

二、一般情况下每年召开一次，特殊情况可临时召集，由或主持，酒店全体员工参加，会议组织与会务工作由办公室负责；

三、会议内容：

（一）学习经济刊物上的有关文章，了解国内经济形势，传达酒店做出的有关决定精神。

（二）学习酒店制定的各项管理规章制度，不断增强组织纪律观念；

（三）通过酒店做出的重大决策、机构设置及调整中层以上干部聘免情况；

（四）通知酒店临时性公共活动及酒店集体完成的临时性任务；

（五）对员工进行包括专业技术知识、行为规范在内的各种专题培训；

（六）布置年度工作任务，总结年度工作完成情况；

（七）通报酒店对管理人员、员工的表彰、奖励、处理的重要决定，鼓舞员工的工作热情，稳定员工的思想情绪；

（八）其他重要事项。

四、会议要求

（一）员工大会由酒店办公室提前一周通知各部门；

（二）办公室要派文员作会议记录，以存档备查或编发会议纪要；

（三）严格执行会议决议，完成会议提出的具体工作任务。有关会议精神落实情况由办公室督办催办。

各部门例会制度

一、为激励员工恪尽职守、尽职尽责，全身心地做好本职工作，增强员工的整体意识和全局观念，特制定本制度；

二、每周召开一次，具体时间由本部门根据工作需要安排，由本部门主持，本部门全休员工参加；

三、会议内容

（一）员工汇报上周本职工作完成情况及思想情况、遵守各项规章制度情况；各部门总结上周其本部门整体工作完成情况，部署本周工作；

（二）传达“每周办公例会”精神，学习酒店有关规章制度及相关业务知识；

（三）分析本部门工作现状，明确本部门业务开展方向；

（四）强调各部门工作之间的衔接情况，落实本部门的；

（五）讲评员工的工作表现，进行各项评比，表扬先进，带动不良行为；

（六）激励员工的工作热情，鼓舞员工的工作干劲，保证员工的思想稳定。

四、会议要求

（一）各部门例会由各部门主管人员提前通知所属员工；

（二）参加会议人员要按时参加会议，因特殊原因不能参加的要提前向负责人请；

（三）全体人员要认真作好会议记录，尤其要完整准确的记录自身应承担的工作任务和进限要求；

（四）议论问题要以主人翁意识和负的精神，踊跃发言；

（五）由部门主管负责本部门各项具体工作的督办与催办，并将需上报的内容及时上报办公室。

机关单位中如何做好会务工作

机关单位中如何做好会务工作

会议是各级政机关研究部署工作的重要手段，是开展工作的主要方式之一，在贯彻的路线方针政策、传达学习上级重要文件精神、研究专项工作、决议决策、推动落实等方面起着不可替代的作用。下面，我结合工作实践，跟大家分享一下关于做好会务工作的几点思考和体会，希望对大家有所启发。

一要提高站位。政机关所做的是工作，承担的是，旗帜鲜明讲是位的要求。我们组织召开的各类重要会议，事关全面从严治大局，无一不是。我们做好会务工作，必须时刻绷紧讲这根弦，首先从高度去思考问题、提出建议，把标准、要求落实到具体工作中。

二要围绕中心工作。办公室的所有工作都要围绕中心、服务大局，会务工作也是如此。开会本身不是目的，会议只是形式，核心目的是保障业务，业务工作的需求是会务活动服务保障工作的重要要求，要跳出会议看会议，围绕中心、围绕业务办会。相应地，我们办会的同志要注意了解掌握和省市的新精神新要求，学习本单位本系统业务知识，在工作中争取主动，更好发挥参谋助手作用。

三要加强统筹协调。会务工作是一项“系统工程”，环节多、链条长，它的特点决定了单靠某一个部门、某几个人不可能把会办好，需要凝聚各方合力才行。尤其是大型会议活动，对内，需要办公室、研究室、服务中心、网络管理中心等相关部门单位明确分工、各负其责;对外，需要协调承办酒店、交警、电力、视频信号部门等予以支持，把专业的事交给专业的人来做。因此，我们在日常服务保障会议活动时，决不能“关门办会”，一定要把统筹协调放在重要的位置，敢于协调、善于协调，该请示的及时请示，该求教的大胆求教，该寻求支持帮助的就及时提出，紧紧围绕着“办好会”这个目标，把可用的一切力量调动、团结起来，只有这样才能收到好的效果。

四要坚持严实作风。对会务工作而言，严实深细永无止境，必须要时刻坚守精益求精的工匠精神，做到严字当头、实字托底、深处钻研、细里推敲。①极端负责。会务工作常常大事要事交织、急事难事叠加，任何思想上的麻痹、行为上的大意都可能造成难以挽回的影响。必须始终坚持极端负责的态度，克服“不多”的行为惰性，不折不扣地执行各项工作程序。②虑事周全。服务保障会议活动时，考虑问题一定要全面，凡事想深一层、看远一步，这样才能更好地保证工作质量。③注重细节。“天下大事，必作于细”。对会务工作来说，严谨细致的要求永远在路上，怎么强调都不为过。细节问题没有做好，“万无一失”的底线要求就有可能变成 “一失万无”的坏结果。反过来，每个细微环节都做好了，整个活动就不会出大的问题，有时还会“增光添彩”。④抓住重点。会务工作头绪多，处处均衡用力，难免顾此失彼;如果能找准重点、抓住关键环节，往往就会事半功倍。从会议服务保障各环节来说，会前准备是重点;会前准备各环节，制定方案是重点;与会人员中，同志是重点;布置会场时，台是重点，等等。⑤善于总结。会务工作不可能完美，大的问题当然是不能犯，但小的疏忽或纰漏往往难以避免，这就需要经常回头看，对工作实践进行总结，既汲取好的经验，也避免犯重复错误。如果出了错不总结、不反思、不改进，就容易在同一个地方摔倒。

五要加强制度建设。没有规矩，不成方圆。对于会务工作来说，日常的工作经验积累很重要，规范的工作标准、详细的工作流程也必不可少。一方面，要严格执行制度。的以来，相继出台一系列关于改进会风的规定，尤其是八项规定及其实施细则对会务工作提出了新的更严要求，必须严格执行。比如：减少会议数量、控制会议规模和时间、完善会议费报销制度、简化会场布置，等等。另一方面，要不断完善制度。的原则性规定有了，我们还要下落一层，结合自身实际，制定便于作、切实可行的制度办法，使我们的工作有章可循、有据可依。

会务工作看似简单，实则千变万化，有很深的学问，稍一大意，就可能出现难以挽回的错。在实践中，我们坚持问题导向，借鉴会务工作中正反两方面的经验，总结概括了会务工作“十要十不要”，在这里与大家分享一下。

一要明确职责，不要分工不清。职责清晰、分工明确，能够凝聚合力、提高效率，如果职责不清、分工不细，在落实过程中很容易出现扯皮现象，也容易导致有的工作掉进“空”里。特别要注意的是，进行任务分工时，将每项任务落到具体人头上，至少也要明确牵头人员，这样才能确保真正落地落实。

二要主动补台，不要“只扫自家门前雪”。会务工作是一个整体，是在团体协作下的分工负责，要求每个会务既要各负其责，又要密切配合。工作中发现了问题和疏漏，尽管不是自己分工范围内的，也要及时提醒、帮助解决，决不能袖手旁观、视而不见。活动很成功，大家脸上都有光;出现重大失误，谁都不好看。正所谓“雪崩时，没有一片雪花是无辜的”。

三要查看现场，不要“纸上谈兵”。和单纯写文稿材料不同，会议是现场感很强的活动，会场规模如何、周边环境怎么样、具备何种条件，都需要到现场实地查看才能心中有数。如果某个会议有颁奖、投票等特别的环节，那一定要现场演练，这有助于发现和解决可能出现的问题。

四要马上就办，不要拖拖拉拉。会务工作头绪多、情况变化快，细碎的事一件接着一件，这就要求会务人员必须有“马上就办”的效率意识和执行力度，立说立行，说办就办，否则，一方面，会影响整体工作进度;另一方面，可能会因为遗忘而将事情“窝工”在自己手里，影响整体效果。

五要善于倾听，不要固执己见。在座的好多同志都有这丰富的办会经验，都是各自单位的“办会专家”、“活动专家”，但这并不意味着我们在服务保障会议活动的范畴里什么都懂，什么问题都能自己解决。实践中，应该注重倾听别人的意见，尤其是专业人士的意见。

六要闭环管理，不要有始无终。有两层意思。层，对于一次会议，不到结束的那一刻，思想上决不能放松，必须全程关注、有始有终;即使会议结束了，会务工作依然没有结束，还有很多后续工作要做。第二层，服务会议活动过程中的每一项具体工作，都要做到有来有回、有部署有检查，不能只当“二传手”“传声筒”。举个简单的例子，哪怕我们发微信给对方下一个通知，也一定要确保有回复，而不是“一发了事”，这就是“闭环”。

七要与时俱进，不要经验主义。对会务人员来说，积累工作经验非常重要，经验多了办起会来得心应手，但同时也要避免惯性思维、经验主义。凡事凭经验、想当然，很容易出错。比如：同样是纪委全会，由于形势发展和要求的变化，在参会人员、议程设置、会场布置、安全警卫保密等各个方面，每次都不尽相同。

八要信息共享，不要沟通不畅。会务工作环节多、信息杂、节奏快，信息的全面、及时、顺畅，对会务工作的高效开展发挥着重要作用。沟通如果不及时、不到位，就会相互隔绝有效信息，从而降低工作效率，甚至发生工作失误，影响整体大局。而且会务工作中，很多变化都会在各环节传导，引起连锁反应，这就更需要我们去及时沟通。比如：报名时的一个人员信息不对，那么问题就不会只存在于报名名单，同样的错误还会出现在会议须知、座次图、会场桌签等多处地方。

九要沉着冷静，不要惊慌失措。每一次会议活动都是“现场直播”，有时会出现一些难以预料的突况，考验着会务人员的应变能力。一方面，要提前预判可能出现的突况，并有针对性地作出应急方案。比如：有些会议在会议结束时需要播放歌，也曾经发生过都起立了，歌却迟迟不能播放的情况。那么我们就每次安排专人盯在音控室，同时再拿一个录有歌的外放机，为的就是确保万无一失。另一方面，如果真的遇到预料之外的突况，一定不能惊慌失措、手忙脚乱，要沉着冷静，奔着一个目标——“保障会议顺利进行”来妥善处置，尽量把不利影响降至。

十要适度服务，不要服务过度。服务讲究分寸、火候，讲究“度”，要适度而不过度，的服务是“润物细无声”。有句话说的好，服务工作要像空气，让感觉不到你的存在;一旦有需要时，你的服务又随时随地、无处不在。我们要对自己有一个准确定位，不能事事冲在前面，要懂得“隐藏自己”，善于做幕后工作。当处在公开场合，我们一定不能是焦点;当有、相机拍摄时，我们一定是在镜头之外。